Crew Assistant / Coördinator (Administratief medewerker)

Blink jij uit in regelen & organiseren? Hou jij je hoofd koel in drukke tijden en denk je direct in oplossingen? Ben je inzetbaar voor 28-40 uur per week, in overleg nader in te vullen? Lees dan snel verder!

Functieomschrijving:

Als Crew Assistant / Coördinator werk je in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is. Deze functie vereist veel organisatorisch vermogen en een klantgerichte mindset. Jij zorgt ervoor dat bemanningswisselingen soepel verlopen en bewaakt de operationele bezetting van de offshore projecten van onze klanten. 

Je werkt nauw samen met collega’s klanten en draagt kwalitatief bij aan een betrouwbare en efficiënte dienstverlening in de offshore & energie sector. 

Taken en verantwoordelijkheden:

• Opstellen en beheren van de schema’s voor bemanningswisselingen. In nauw overleg met directe collega agency operators: die houden de aankomst- en vertrektijden van schepen bij.
• Zorgen dat alle reis- en verblijfsarrangementen tijdig en efficiënt geregeld zijn inclusief eventuele visa verplichtingen.
• Coördineren van de logistieke aspecten van de crew changes, inclusief transport van en naar havens en luchthavens. Meer specifiek: het boeken van transport en overnachtingen voor bemanningsleden die van of aan boord van de schepen gaan in havens of via helikopter.
• Het maken van afspraken bij huisartsen, tandartsen, keuringsdiensten voor bemanningsleden, op aanvraag van de klant, inclusief vervoer.
• Bijhouden van gedetailleerde administratie met betrekking tot bemanningswisselingen, inclusief reisdocumenten, accommodatie gegevens en transportreserveringen.
• Snel en efficiënt anticiperen en oplossen van wijzigingen en mogelijke problemen die zich kunnen voordoen tijdens bemanningswisselingen, zoals vertragingen, annuleringen of logistieke complicaties.
• Coördineren van noodvervangingen en alternatieve arrangementen in geval van een noodgeval.

Over de werkgever:

Onze opdrachtgever is leverancier van maritieme diensten en actief in de offshore, handels, en energiebrache. Ze zijn beursgenoteerd en er werken wereldwijd zo’n 2400 mensen. Binnen de organisatie heerst een gedreven en professionele werksfeer waarmee ze toegewijd bijdragen aan het succes van hun klanten. 

Wie zoeken wij:

Wat heb je nodig? 

Naast MBO/HBO werk,-en denkniveau beschik je over;

• Uitstekende organisatorische vaardigheden om meerdere taken tegelijk te beheren.
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, in het Nederlands en Engels.
• Vermogen om snel en effectief te reageren op onverwachte situaties en problemen op te lossen.
• In staat om onder druk te werken en deadlines te halen.
• Flexibel en aanpasbaar aan veranderende omstandigheden en eisen.
• Bekendheid met planningssoftware en administratieve systemen.

Wat bieden wij jou:

Onze opdrachtgever biedt een verantwoordelijke rol binnen een gemotiveerd team van professionals. Ze bieden een functie in overleg in te vullen tussen 28-40 uur per week, een functie voor langere tijd.